GERENTE DE OFICINA, Social Justice Collaborative

Social Justice Collaborative (más conocida como SJC) es una organización que ofrece servicios legales sin fines de lucro 501 (c) (3) con sede en Berkeley y oficinas secundarias en Modesto y San Rafael. Nos enfocamos en apoyar a inmigrantes de bajos recursos para representarlos durante sus casos de deportación en los Tribunales de Inmigración. Actualmente, SJC atiende a alrededor de 1,200 familias inmigrantes, brindando servicios gratuitos y de bajo costo para extranjeros.

Este trabajo es intenso y estresante, pero nuestro personal comparte el compromiso con nuestra misión orientada al servicio. La necesidad de servicios legales humanitarios y de alta calidad para los inmigrantes nunca ha sido mayor. Con los continuos ataques de la Administración de Donald Trump contra los inmigrantes y sus familias, SJC sigue siendo una de las pocas organizaciones que brinda servicios esenciales de defensa legal gratuitos o de bajo costo para la deportación. Tan solo en 2019, SJC logró bridar asilo a más de 100 personas que huyeron de sus países de origen para buscar seguridad en los Estados Unidos.

El personal de SJC incluye Directores, Abogados, Asistentes Legales, Recepcionistas y Pasantes. Los miembros del personal de SJC realizan uno de los trabajos más difíciles que se haya imaginado para las personas que se encuentran en los peores momentos de sus vidas. Los miembros del personal de SJC se enorgullecen de su dedicación al trabajo, su compasión por nuestros clientes y el mantenimiento de un ambiente de trabajo excepcional.

Para que nuestro equipo logre satisfacer la creciente demanda, estamos en busca de un Gerente de Oficina. El Gerente de Oficina interactuará con nuestro personal, organizará las oficinas y las mantendrá funcionando de manera eficiente, además de coordinar los diferentes aspectos y funciones diarias de la oficina. Esta posición es interdisciplinaria, es decir, siempre presenta nuevos y continuos desafíos.

El trabajo del Gerente de Oficina es fundamental para el funcionamiento eficaz de Social Justice Collaborative. Los miembros superiores del personal se encuentran con frecuencia en los Tribunales, y su presencia en la organización es a menudo repentina, por lo que el Gerente de Oficina debe sentirse cómodo al asumir un papel de autoridad entre el personal. Nuestro objetivo es incorporar a una persona como Gerente de Oficina que aprenderá y crecerá hasta realizar más operaciones y actividades de liderazgo en el futuro.

El Gerente de Oficina interactuará con todo el personal de la oficina, incluidos Abogados, Asistentes legales, Recepcionistas y Pasantes, así como con Voluntarios, Proveedores, Contratistas y Clientes legales de SJC.

Este es un puesto de tiempo completo en nuestra oficina de Berkeley. El horario es de lunes a viernes de 8:30 a. M. A 6:00 p. M., Con la necesidad ocasional de trabajar los fines de semana, antes y después del horario de atención, y también viajar a nuestras oficinas de Modesto y San Rafael.

Este puesto reporta directamente al Director Ejecutivo y al Director Legal.

Cualidades mínimas

• Se requieren al menos 5 años de experiencia administrativa previa.

• Se requieren 1-2 años de experiencia en gestión / supervisión.

• Hablar, leer y escribir claramente en inglés. Se prefiere la fluidez en español, pero no se requiere.

• Experto en tecnología, incluida una excelente adaptación a las nuevas tecnologías, así como fluidez para utilizar en el software MacOS y programas relacionados.

• Interés en desarrollarse como profesional de Administración y Operaciones.

• Pasión por brindar apoyo legal a inmigrantes.

Habilidades que se requieren

• Excelentes habilidades de comunicación y organización.

• Profesionalismo y responsabilidad personal, seriedad.

• Capacidad para adaptarse a múltiples cambios.

• Se requiere capacidad para realizar múltiples tareas a la vez.

• Capacidad para proponer soluciones de forma creativa, ser proactivo y no reactivo.

• Fuertes habilidades para gestionar proyectos.

• Pasión por la creación de sistemas.

Resumen de las principales funciones

Operaciones (50%)

• Supervisar el buen funcionamiento de las oficinas.

• Supervisar las clínicas “EAD” y los días de admisión.

• Administrar equipos de oficina.

• Supervisar los recursos de oficina, asegurarse de tener existencias y volver a realizar pedidos según sea necesario.

• Administrar folletos.

• Organizar y dirigir reuniones de personal quincenales.

• Mantener al día los horarios del personal / pasantes y las listas de extensiones telefónicas.

• Organizar eventos de reconocimiento y celebración al personal, incluidos cumpleaños y eventos de fin de año.

• Supervisar al equipo de limpieza para garantizar que la oficina esté bien limpia y cuidada.

• Gestionar emergencias en la oficina y elaborar procedimientos para minimizarlas.

Reclutamiento de personal y pasantes (20%)

• Reclutar pasantes remunerados y no remunerados provenientes de una amplia variedad de Universidades locales.

• Organizar entrevistas de pasantes con miembros del equipo.

• Introducir a Pasantes y Nuevo personal a sus funciones.

• Organizar un Taller para Pasantes una vez al año.

• Publicar vacantes y consultar con los directores acerca de los candidatos.

• Introducir a sus funciones a las Nuevas contrataciones.

Financiero (20%)

• Preparar depósitos bancarios semanalmente.

• Dar seguimiento a pagos y cuentas por cobrar vencidos.

• Revisar las tarjetas de chequeo de entrada y salida del personal, gestionar problemas con dichas tarjetas.

• Apoyar a preparar la nómina.

Relaciones públicas (10%)

• Supervisar la gestión de donadores.

• Actualizar los perfiles de los donadores.

• Gestionar materiales promocionales.

• Mantener y crear tarjetas de presentación, materiales de promoción dentro de la oficina, folletos, etc.

• Apoyar al Director Legal en la organización de Talleres Pro Bono.

• Apoyar al Director Ejecutivo en la promoción y crecimiento de la organización.

Compensación y Beneficios

• $50,000 - $55,000

• Programa generoso de beneficios médicos, seguro médico de alta calidad.

• Seguro dental, de visión, quiropráctico y para mascotas.

• Vacaciones pagadas y bajas por enfermedad, además de las últimas dos semanas del año obligatorias de vacaciones, pagadas.

• Plan de jubilación IRA simple, con un 2% de contribución corporativa.

Para aplicar a la vacante

Envíe su currículum y sus respuestas en formato PDF a las siguientes dos direcciones: emily @ socialjusticecollaborative (.) org con el asunto del correo electrónico de la siguiente manera: “Nombre Apellido_ Solicitud de Gerente de Oficina”. Solo se considerarán las solicitudes que sigan este formato. Por favor, no pregunte por teléfono.

1)    Buscamos a una persona interesada en conseguir un puesto en el área operacional. ¿Por qué está interesado en trabajar en puesto administrativa o de operaciones?

2)    Comparta con nosotros su mejor ejemplo de una situación en la que tenía la responsabilidad de administrar algo con múltiples responsabilidades y prioridades en competencia.